Светлана Князева, Биржа + Карьера

Согласитесь, устойчивое представление о секретаре или офис-менеджере таково: юная девушка с параметрами 90-60-90, основной должностной обязанностью которой является подача кофе шефу и его гостям. Действительно, лет десять назад все так и было, встречается и сейчас.

Но жизнь меняется, и сегодня работодатели все чаще хотят видеть в секретаре настоящую хозяйку офиса, чуть старше тридцати, профессионально владеющую компьютером и иностранным языком. Какие еще изменения происходят в этом сегменте рынка рекрутмента, рассказывает Алена СОЛОВЬЕВА, исполнительный директор компании "Региональный кадровый центр".

Секретарь или офис-менеджер?

— Подбором персонала мы занимаемся почти десять лет, а персонал офиса — это одна из самых востребованных на рынке категорий сотрудников. Всегда есть спрос на секретарей, офис-менеджеров со стороны работодателей, и всегда есть соискатели, желающие занять предложенные вакансии.

До недавнего времени около 80% работодателей, заказывавших у нас сотрудников офиса, не уточняли, кто именно требуется: секретарь, офис-менеджер или помощник руководителя. Для нас такие заказы, как правило, означали “микст” профессиональных качеств при поиске и оценке кандидатов. Впрочем, в этой сфере происходят изменения. Начнем с того, что у работодателя уже есть более четкая градация офисных работников по функционалу. Если раньше руководитель говорил, что ему нужен человек, который будет и отвечать на звонки, и чай подавать, и обеспечивать бесперебойную работу всего офиса, то сегодня есть разграничения полномочий и функций по должностям.

Так, если сотрудник отвечает на телефонные звонки, ведет деловую переписку и, как правило, подчиняется только директору, его можно смело назвать секретарем. У офис-менеджера более расширенные функции: он должен наладить работу всего офиса, чтобы информация из всех отделов стекалась в приемную к руководителю, чтобы сотрудники не знали проблем с расходными материалами, чтобы в офисе был порядок, а гостей встречали и провожали как положено.

Более четко обособилась должность “помощник руководителя”. В идеале — это человек, у которого может быть два высших образования (второе, как правило, финансовое). Часто он является материально ответственным лицом, и его порой называют “серым кардиналом” предприятия. Случаи, когда все три должности присутствуют в штатном расписании, встречаются редко. С большей долей вероятности их сочетание можно увидеть в представительствах иностранных компаний и на крупных российских производствах. Чаще всего руководитель заказывает офис-менеджера, который является еще и личным секретарем, и в какой-то степени помощником.

В компаниях и организациях также встречается должность администратора, но ее специфика, функционал и полномочия пока путаные. В одних случаях — администратор, например, в салоне красоты расписывает время приема клиентов, в другом случае — должность по функционалу можно сравнить с офис-менеджером.

Разграничение по полномочиям дает понимание, за что и кому платят. По данным компании “Региональный кадровый центр”, “секретари на телефоне” получают в Нижнем от 8—10 тысяч, офис-менеджеры — 12—15 тысяч рублей. Максимальный доход офис-менеджера с отдельными функциями помощника руководителя составляет около 25 тысяч рублей. А вот помощники руководителя договариваются о своем денежном вознаграждении “тет-а-тет” с руководителем.

Кого ищут работодатели

Следующие изменения коснулись требований работодателя к возрасту кандидата. Сегодня работодатель все чаще хочет видеть на этой должности сотрудника секретариата или офис-менеджера женщину в возрасте “тридцать плюс”, причем с ребенком. Эти сотрудники больше мотивированы к работе, у них есть жизненный опыт, который нужен в разрешении конфликтных ситуаций. Кроме того, в офисе должен быть порядок, и поддерживает его хозяйка, то есть секретарь. Она, конечно же, сама не моет пол, но за посудой или мебелью следит: чтобы не было пыли, тарелок с остатками супа и чашек со следами губной помады. Кроме того, если на улице слякоть, много посетителей, то приходится и пол протирать. Клиент ведь не будет ждать прихода уборщицы, и мнение о компании может пострадать из-за недостаточной чистоты в офисе. Вот к таким, казалось бы, мелочам и рутине молодые соискатели не всегда готовы, зато с этим без проблем справляются женщины постарше.
А вот внешность для секретаря и офис-менеджера имеет огромное значение. Но сегодня в цене уже не только и не столько подиумная красавица, а скорее просто доброжелательная, обаятельная и ухоженная женщина.

Знания ПК, причем уже не только на уровне Word, но и Excel, интернета, а также офисной техники даже не оговариваются, так как считаются обязательными. Все чаще и знание иностранного языка не является исключительным требованием. Раньше работодателю это было необходимо больше для престижа. Сегодня, если предъявляется условие, что кандидат должен владеть иностранным языком, значит, это умение пригодится на практике. Конечно, уровень синхронного перевода вряд ли понадобится, но ответить на телефонный звонок, прочитать адрес на конверте, встретить и проводить иностранных гостей надо суметь без проблем.

Соискателей, удовлетворяющих перечисленным требованиям, найти непросто. Трудность поиска заключается не столько в профессиональных, сколько в возрастных требованиях работодателя. К тридцати годам люди уже определяются со стабильным местом работы, многие ждут повышения по службе, а офисные должности рассматриваются чаще всего как стартовый этап карьеры.

Кто хочет быть сотрудником офиса

В 2007 году в “Региональный кадровый центр” поступило 108 заказов от работодателей на подбор сотрудников секретариата и офиса. Количество кандидатов, претендовавших на эти вакансии, примерно в восемь раз больше. Как и несколько лет назад, чаще всего резюме на такие позиции присылают молодые девушки, которые учатся на последних курсах или только что закончили вуз. Кстати, если раньше преобладали выпускницы гуманитарных вузов, то сегодня соотношение гуманитариев и технарей составляет примерно пятьдесят на пятьдесят.

Соискатели стали более грамотными, они выбирают стабильные известные компании, в которые трудно попасть с лета. Поэтому люди готовы работать секретарями, а затем, получив повышение, трудоустроиться по специальности.