Двадцать лет назад, Эйрин Охара Майер работала секретарем, и ей приходилось печатать со скоростью пулемета, чтобы успеть за чрезмерно требовательным боссом, который, кроме этого, заставлял ее делать утренний кофе, полностью составлять свое расписание и отвозить его одежду в химчистку. Сейчас Эйрин президент консалтинговой фирмы Administrative Excellence, которая оказывает услуги по профессиональному и личному развитию административных работников.

В свое время, все административные специалисты именовались секретарями и даже самых опытных из них не подпускали близко к руководящей работе. Но сейчас ситуация изменилась, и опытные административные работники становятся офис менеджерами, чья деятельность абсолютно необходима, для успешной работы компании. И хотя содержание должностной инструкции зависит от организации, обязанности офис менеджера могут включать в себя обучение сотрудников работе с программным обеспечением, проведение собеседований, разработку бюджета, расчет денежных выплат и многое другое.

Сейчас все по-другому

«Мы прошли долгий путь», – говорит Эйрин, – «и продолжаем свое развитие, но вместе с изменением корпоративного мира, изменяются и обязанности, которые приходится выполнять. Офис менеджеры – это люди, к которым обращаются по множеству вопросов, как личных, так и профессиональных,» – говорит она. – «Очень часто им приходится быть мастерами на все руки и знать все обо всем. Офис менеджеры одни из наиболее значимых и заметных сотрудников, так как их работа затрагивает практически все аспекты существования фирмы. Поэтому, выполняя свои обязанности, они часто определяют тон и культуру всей организации».

Роль офис менеджера очень сильно изменилась в последнее время. Давно прошли те времена, когда обязанности этих работников ограничивались функцией «принеси-подай». Современный офис менеджер – это сотрудник, который приносит организации прибыль. Он должен строго координировать свою деятельность с линией руководства, но оставаться при этом открытым для идей, которые могут выдвигать его подчиненные.

Необходимые навыки

Навыки, которыми должен обладать офис менеджер, включают в себя сбор информации, генерация решений, создание и внедрение планов. Офис менеджеры является неотъемлемой частью жизни многих предприятий, а их ценность определяется идеями, которые они выдвигают, чтобы сократить расходы, повысить прибыль, помочь клиентам компании или мотивировать сотрудников. Следующие характеристики являются необходимыми для этой работы:

Умение пользоваться современными программами (включая MS Word, Excel, Access и другие). Так же важно понимать принципы работы сложных телефонных систем, копировальной техники, факсов и много другого, от чего зависит нормальная работа офиса.

Знания в области HR. В особенности, это имеет большое значение в небольших или развивающихся фирмах, в которых офис менеджеры должны быть в курсе последних изменений в законодательстве, а также играют роль первой остановки, в процессе собеседования новых сотрудников.

Способность управлять узкоспециальными проектами. Например, такими как оформление интерьера офиса или его переезд на новое место. Офис менеджер может быть единственным человеком, который в курсе всех аспектов подобных мероприятий, что позволяет оптимизировать расходы и свести к минимуму срывы в работе других специалистов.

Отметим также, что в небольших и средних фирмах, которые недостаточно велики, чтобы иметь отдельную службу персонала, ИТ отделы и департаменты контрактов, часто есть сотрудник, который отвечает за управление офисом. А так как понятие офис менеджер включает в себя очень много, в более мелких организациях, эти обязанности могут распределяться между несколькими административными сотрудниками.